Az adatbázis az információk katalógusa. Az adatok rendszerezése az általánosan elfogadott szabályok szerint történik. A telefonkönyvek vagy szótárak az adatbázisok legegyszerűbb példái. A számítástechnika fejlődésével az adatbázisok sokkal nagyobbak és összetettebbek lettek.
Az adatbázisok megértése
Az adatbázis az információk gyűjtésének és rendszerezésének eszköze. Tartalmazhatnak adatokat emberekről, termékekről, pénzügyekről és egyebekről. A bázis kiépítése egy egyszerű listával vagy táblázattal kezdődik. Idővel ez a lista növekszik, és redundancia és következetlenségek kezdenek megjelenni az adatokban. Nehéz lesz felfogni őket listaként. Amint ezek a problémák megjelennek, érdemes ezeket adatbázisokká alakítani egy adatbázis-kezelő rendszer (DBMS) használatával. Az egyik legjobb termék ezen a területen a Microsoft Office Acess, amely egyesíti a rugalmasságot, a könnyű kezelhetőséget és a felhasználóbarát felületet.
Táblázatok
Az adatbázisban lévő táblázat úgy néz ki, mint egy egyszerű táblázat, mivel az adatokat sorokban és oszlopokban tárolják. Ennek eredményeként általában meglehetősen egyszerű egy rendes táblát importálni egy adatbázisba. A táblázat és az adatbázis közötti fő különbség az információk szervezettségi szintje.
A táblázat minden sorát rekordnak nevezzük. A kiválasztott információkat nyilvántartásba veszik. Mindegyik egy vagy több mezőből áll. A mezők analógak a táblázat oszlopával. Például létrehozhat egy "Alkalmazottak" nevű táblázatot, ahol minden bejegyzés (sor) tartalmazza a munkavállaló személyes adatait (keresztnév, vezetéknév), és minden mező (oszlop) információt ad róla (cím stb.). A mezőket meghatározott adattípusként kell megadni, legyen szó szövegről, dátumról, időről, számról vagy valamilyen más információról.
Formák
Az űrlapokat néha "adatbeviteli képernyőknek" nevezik. Ez az a típusú interfész, amellyel az adatai használhatók. Az űrlapok gyakran tartalmaznak parancsgombokat, amelyek különböző funkciókat hajtanak végre. Teljesen lehetséges adatbázis létrehozása űrlapok használata nélkül a referencia táblákban szereplő bemeneti adatok szerkesztésével. A legtöbb adatbázis azonban űrlapokat használ a táblák megtekintéséhez, beírásához és módosításához.
Érdeklődések
A lekérdezések az adatbázis valódi munkalovai, és sokféle funkciót képesek kiszolgálni. Leggyakoribb alkalmazásuk az volt, hogy meghatározott adatokat nyerjenek ki a táblákból. Azok az információk, amelyeket a felhasználó meg akar kapni, általában több táblázatra oszlanak. A lekérdezések lehetővé teszik az összes táblázat egyidejű megtekintését és a keresési eredmény megjelenítését a képernyőn. Ezenkívül a lekérdezések lehetővé teszik olyan feltételek hozzáadását, amelyek egy adott lekérdezés adatait szűrik.
Jelentések
A jelentések az adatok összefoglalására és táblázatos bemutatására szolgálnak. Minden jelentés szerkeszthető, hogy az információk különböző formátumban jelenjenek meg. A jelentés bármikor előállítható, és tükrözi az adatbázis aktuális állapotát.
Makrók
Az Access makrói analógak az adatbázis-funkcionalitás hozzáadásához használt programozási nyelvvel. Például, ha makrót csatol egy űrlap egyik gombjához, akkor az végrehajtódik, valahányszor erre a gombra kattint. A makrók bizonyos feladatok végrehajtásához szükséges műveleteket tartalmazzák, például jelentés létrehozása, lekérdezés végrehajtása vagy információk javítása. A legtöbb kézi adatbázis-művelet makrókkal automatizálható. Ez rengeteg PC-s időt és erőforrást takarít meg.
