A beérkező dokumentum regisztrálása a dokumentum szervezeten belüli fogadásának rögzítése. Akár papíralapú, akár elektronikus dokumentumról van szó, hozzá kell rendelni egy regisztrációs kódot és a beérkezéséről szóló megjegyzést a regisztrációs űrlapokon. Erre a dokumentáció végrehajtásának ellenőrzése és a szükséges információk megkeresésének megkönnyítése érdekében van szükség.
Szükséges
- - számítógép internet-hozzáféréssel;
- - böngésző.
Utasítás
1. lépés
A bejövő dokumentum regisztrálásához futtassa az "SB Incoming Documents" programot. Kattintson a "Hozzáadás" gombra a dokumentum hozzáadásához. Válassza az "Új dokumentum" parancsot, rendeljen hozzá egy sorszámot a kártyához. Töltse ki a "Kinek a nevében" mezőt, alapértelmezés szerint ez a szervezet igazgatója, ha a dokumentum címzettje eltér, kattintson a mező jobb oldalán található gombra, és adjon hozzá egy másik elemet a könyvtárhoz, például a igazgatóhelyettes. Válasszon témát a dokumentumhoz, először adja hozzá a könyvtárhoz. Kattintson a fekete nyílra, egy üres sorban írja be a dokumentum tárgyát. Kattintson a "Bezárás" gombra, majd válassza ki a mezőben a beírt tárgyat.
2. lépés
Rendeljen kódot a dokumentumhoz a regisztrációs index kiegészítéséhez, majd állítsa be a dokumentum beérkezésének dátumát, fel kell tenni a bejövő dokumentumra, majd hozzárendelni a bejövő dokumentum számát, azt magára a dokumentumra is fel kell tüntetni. Ezután helyezze át a dátumot és a számot a beérkező dokumentumból. Egy magánszemélytől bejövő dokumentum regisztrálása lehetséges, kattintson az "Egyéni" gombra, és adja meg az adatokat.
3. lépés
A beérkező dokumentum regisztrálásához töltse ki a "Feladó" mezőt. Kattintson a fekete nyílra, és vegye fel a feladót a könyvtárba, vagy válasszon egy meglévőt ebben a mezőben. Ezután töltse ki a "Rövid leírás és felbontás" mezőt. Itt adja meg a dokumentum lényegét, valamint a fej felbontását (mit kell tenni, milyen időkeretben). Töltse ki a "Kinek küldjük" mezőt, ez megkönnyíti a dokumentum végrehajtásának további ellenőrzését. Töltse ki ezeket az információkat a vezető állásfoglalásában. Töltse ki a Ki aláírta mezőt úgy, hogy először hozzáadja a tisztviselőt a megfelelő könyvtárhoz. Válassza ki a határidőt a megfelelő mezőben. Ez lehetővé teszi a program számára, hogy emlékeztesse Önt a dokumentum végrehajtásának közeledő határidejére. Töltse ki a dokumentum esedékességét. Töltse fel a dokumentumot a rendszerbe a "Tallózás" gombra kattintva. Kattintson a "Mentés" gombra a bejövő dokumentum regisztrációjának befejezéséhez.
4. lépés
Futtasson egy alternatív programot a bejövő dokumentum regisztrálásához. Az elektronikus dokumentumkezelés programjai hasonló műveletsort tartalmaznak a bejövő dokumentumok regisztrációjával. Használjon olyan programokat, mint az "Irodai munka", "Euphrates", "Üzleti".
