Az esetnómenklatúra a szervezeten belül benyújtott ügycímek számozott listája. E dokumentum szerint a vállalkozás dokumentációjával kapcsolatos összes munka folyik. Ez tükrözi az egyes dokumentumok tárolási idejét és azt, hogy melyik részleg mely dokumentációkért felel.
Szükséges
- - irodai munka ismerete;
- - a dokumentumok tipikus listája tárolási idővel.
Utasítás
1. lépés
Döntsön a nómenklatúra fejlesztéséről, ezt a szervezet megrendelésének felhasználásával kell megtenni. Ebben tüntesse fel, hogy kinek kell elkészítenie a nómenklatúrát, kinek a vezetésével és milyen időkeretben. Ezután tisztázza az elem hatókörét. Egyéni nómenklatúra létrehozásához használhat egy hozzávetőleges nevet, amelyet össze lehet állítani az azonos rendszerbe tartozó szervezetek csoportjai számára. Vegye figyelembe szervezete felépítését a dokumentum elkészítésekor.
2. lépés
Válassza ki az osztályozási rendszert, amely alapján a nómenklatúra felépül. Ez a vállalkozás szerkezetétől függ. Ha elég stabil, akkor válassza a nómenklatúra tömbvázlatát. Ha gyakran változik, akkor válasszon funkcionális-termelési sémát. Az első esetben a nómenklatúra szakaszai meg fognak felelni a vállalat strukturális részlegeinek nevével. Helyük sorrendjének hasonlónak kell lennie a személyzeti táblázathoz. A második esetben a szervezet tevékenységeinek nómenklatúrájának összeállításakor szakaszként használja a szervezet tevékenységeinek funkcióit vagy irányait.
3. lépés
Fogalmazza meg az esetek fejlécét. A címnek világosnak, tömörnek kell lennie, és közzé kell tennie az esetdokumentumok fő felépítését és tartalmát. Tartalmazza továbbá az ügy tartalmának tisztázását, a hitelességre vonatkozó információkat és a dokumentumok másolatait. Ne használjon bevezető szavakat, összetett kifejezéseket és nem specifikus megfogalmazásokat a címsorokban.
4. lépés
A címsorok listájának összeállításakor használja a következő jeleket: névleges (dokumentum típusa), szerző, tudósító, időrendi (létrehozás ideje), tárgy-kérdés, földrajzi.
5. lépés
Határozza meg az esetek megőrzési idejét, ehhez használja a kezelési dokumentumok szokásos listáját. Töltse ki a nómenklatúra kialakítását, maga a szöveg is úgy nézzen ki, mint egy táblázat, tegye a jóváhagyási pecsétet a címlapra.
