Az MS Excel egy nagyon kényelmes eszköz számítások végrehajtására és táblázatos adatok bemutatására. A jelentési dokumentáció elkészítésekor azonban gyakran táblázatos információkat kell megadni Word formátumban. Ugyanakkor néha nemcsak az információk közvetlen tartalmát, hanem a dokumentumok formázását is le kell fordítani.
Szükséges
MS Word, MS Excel, számítógép
Utasítás
1. lépés
Ha Excel-formátumban mentett fájlból szeretne információkat Word-be lefordítani, nyissa meg a táblázatfájlt, jelölje ki a szükséges cellákat, kattintson a jobb gombbal, és válassza a "Másolás" lehetőséget. Ezután indítsa el az MS Word programot, hozzon létre egy üres dokumentumot (rendszerint automatikusan létrejön), és illessze be az Excelből másolt töredéket. Ebben az esetben a táblázat megjelenítéséhez szükséges oszlopok száma megjelenik a létrehozott dokumentumban, és az Excel táblázat minden sora külön sorban jelenik meg a dokumentumban.
Ez a módszer a legegyszerűbb, azonban használatakor az eredeti dokumentum formázása elvész. Ezenkívül a Word-ben létrehozott ilyen áltáblák további szerkesztése nagyon nehéz lesz.
2. lépés
Ahhoz, hogy az Excelben elkészített táblázat szinte ugyanúgy nézzen ki a Wordben, illessze be a másolt információkat az előre elkészített táblába. Ehhez számolja meg, hogy az eredeti táblázat hány oszlopa és sora van. Ezután válassza ki a Wordben a "Táblázat" menüpontot és az "Beszúrás" parancsot. Adja meg az oszlopok és sorok számát a megjelenő ablakban, majd kattintson a megerősítés gombra. Az összes többi (kozmetikai) beállítás később elvégezhető.
Most, mint az első esetben, másolja a táblázat kívánt részét. Ezután az egérrel válassza ki a teljes Word-ben létrehozott táblázatot, kattintson a jobb gombbal, és válassza a "Beillesztés" lehetőséget. Az eredeti táblázat összes adata szépen el lesz osztva a Word tábla üres cellái között. Javítsa ki a táblázat helytelenül elhelyezett részeit a Word formázó eszközökkel.
Ez a módszer optimális a jelentési dokumentáció elkészítéséhez, azonban nem teszi lehetővé a képletek mentését, ami megnehezíti az adatok későbbi újraszámítását.
3. lépés
Ha egy táblázatot képletekkel és dizájnnal együtt szeretne másolni az Excel programból, használjon nem egyszerű, hanem "speciális" pasztát. Ehhez másolja a táblázat szükséges töredékét is, majd válassza a Word menü "Szerkesztés" - "Különleges beillesztése" parancsát. Ezután válassza a "Microsoft Excel lap (objektum)" sort a megjelenő ablakban.
Ügyeljen a pont elhelyezkedésére a "Beszúrás" és a "Csatlakozás" sorokban. A szabványos dokumentáció elkészítéséhez hagyja ezt a mutatót a "Beszúrás" sorban.
Ha szüksége van a Word-dokumentumban szereplő információkra az Excel-táblázat adatainak függvényében, akkor válassza a "Link" elemet. Biztosítani kell azonban, hogy a Word fájl állandó hozzáféréssel rendelkezzen az Excel formátumú fájlhoz.
