Egyre sürgetőbb az elektronikus archívum létrehozásának szükségessége a vállalkozásnál. És ez nem véletlen, mert az új információs technológiák bevezetése nemcsak a dokumentumok biztonságát és megbízhatóságát biztosítja, hanem a keresésük idejét is lerövidíti, és szükség esetén több alkalmazott számára is lehetővé teszi egyszerre ugyanazok az adatok elérését.
Utasítás
1. lépés
Az elektronikus dokumentumok archívumának létrehozása több szakaszból áll. Kezdetben vásárolja meg és telepítse a licencelt szoftvert a vállalat számítógépes berendezésére.
2. lépés
Készítse elő a dokumentumokat, vagyis rendezze azokat, azonosítsa azokat a szervezetében a dokumentumforgalom jelenlegi struktúrájának megfelelően. Ebben a szakaszban különösen regisztrálni kell őket, eltarthatósági idő szerint rendezni kell őket, és a tűzőket és a kapcsokat el kell távolítani a nem varrott lapokról.
3. lépés
A következő lépés a dokumentumok digitalizálása vagy beolvasása. Olyan technikai eszközökön végzik, amelyek pontosan támogatják a szervezetben használt dokumentum típusát és formátumát. Ebben a szakaszban ellenőrizze a dokumentumok reprodukciójának minőségét, ha szükséges, ellenőrizze újra.
4. lépés
Ezután következik a dokumentumok konvertálásának (konvertálásának) szakasza, amely megfelel a tárolási és gyártási szabványok koncepciójának, majd - az indexelés szakasza, azaz Kulcsszavak "hozzárendelése" az egyes dokumentumokhoz a szükséges információk utólagos kereséséhez vagy egy teljes szövegű adatbázis létrehozásához.
5. lépés
Az elektronikus archívum létrehozásával kapcsolatos munka végén állítsa be a beállításokat (hozzáférési jog, a dokumentumok megváltoztatásának joga), és képezze ki a szervezet személyzetét.
