Az Excel-dokumentumokkal végzett munka befejezése után gyakran javítania kell az eredményen, hogy kizárja a szerkesztés lehetőségét. A kívánt eredmény elérésének egyik lehetősége az Excel konvertálása PDF formátumra.
Fordítás a szerkesztőben
Az Excel konvertálásának egyik legegyszerűbb módja, ha a dokumentumot ebben a formátumban menti. Ehhez válassza a "Fájl" menüt, ahol kattintson a "Mentés másként" elemre.
A megnyíló ablakban a rendszer felkéri, hogy válassza ki a fájl mentési útvonalát és nevét, valamint a kiterjesztést, ahol meg kell találnia a PDF formátumot. Az optimalizálási paraméterek és a mentendő adatok körének kiválasztása után csak a "Mentés" gombra kell kattintani. Ennek eredményeként a kiválasztott címen létrejön egy fájl, amely tartalmazza az összes megjelölt információt.
A bővítmény használata
Az Excel néhány korábbi verziójában azonban a PDF hiányzik az elfogadható formátumok listájáról. Ebben az esetben egy másik módszert kell használnia egy speciális kiegészítő telepítésével a programhoz. Ez lehetővé teszi az Excel konvertálását PDF-be akkor is, ha nincs olyan program, amely támogatná ezt a formátumot. Ezt a bővítményt Mentés PDF és XPS néven nevezik. Ingyenesen letölthető a Microsoft hivatalos webhelyéről.
A beépülő modul telepítése után három egyszerű lépést kell követnie a dokumentum PDF-fájlba történő mentéséhez. A "Fájl" menüben keresse meg a "Mentés és küldés" elemet a program 2007-es és 2010-es verziójához, a "Mentés másként" elemet a többihez. Az első esetben a menüben marad a "PDF / XPS dokumentum létrehozása" elem kiválasztása, amely megnyit egy ablakot, amelynek beállításai hasonlóak a dokumentum szerkesztőben történő mentéséhez. A második esetben a kibővített menüben meg kell találnia egy PDF-et vagy XPS-t, amelyek ugyanazt az ablakot hozzák fel. A szerkesztőhöz hasonlóan a bővítmény is felszólítja a felhasználót, hogy vagy mentse a teljes dokumentumot, vagy csak a kijelölt cellatartományt hagyja meg a táblázatban.
Különleges szolgáltatások
Ha nincs lehetőség a fent javasolt módszerek használatára, akkor egy speciális átalakító segít az Excel konvertálásában PDF-be. Jelenleg vannak olyan speciális online szolgáltatások és programok, amelyek nem igényelnek internetkapcsolatot. Mindkettő ugyanazt az algoritmust használja, hasonló eredményeket produkálva. Webalkalmazások használata esetén csak le kell töltenie a kívánt dokumentumot, amely után egy idő után le kell töltenie az eredményt. Offline programban csak ki kell választania a megfelelő fájlt, meg kell adnia a paraméterek és a dokumentum mentési útvonalát. A (PDF-Excel) átalakító egyik előnye, hogy speciális programok használata nélkül is képes lefordítani.
Fordított konverzió
Előfordulhat, hogy vissza kell állítania az eredeti formátumot, ha folytatni kívánja a fájlt. Tehát, ha az Excel-t PDF-be konvertálja, akkor az összes adat megmarad, de a képletek nem lesznek elérhetőek a felhasználó számára. Így annak érdekében, hogy az eredmények megszerzésének folyamatát titokban tartsuk, elegendő kétszer elvégezni a dokumentum átalakítását. És ha maga a szerkesztő segíthet a hordozható dokumentumformátumba történő fordításban, akkor csak a PDF-Excel átalakító garantálja az adatok visszaadását.
